(Op gezette tijden publiceert Ruud de Boer tips en suggesties die u kunnen helpen bij uw FSC-werkzaamheden. Deze keer staat de “FSC volume registratie” centraal.)
Hoofdstuk 4 van de FSC COC standaard behandelt de volume registratie. Je zou dit kunnen zien als het hart van het systeem: hier worden immers de inkopen en verkopen geregistreerd zodat het bedrijf kan aantonen dat deze zowel kwalitatief als kwantitatief met elkaar overeenstemmen. De volume registratie is dan ook een belangrijk aspect bij de jaarlijkse audits.
In deze nieuwsbrief staan we stil bij de FSC Volume registratie zoals deze geëist wordt binnen het systeem dat verreweg de meeste gecertificeerde bedrijven in Nederland gebruiken: het Transfersysteem.
De volumeregistratie bestaat uit 2 delen:
- Registratie van de inkopen en verkopen;
- Jaarlijkse volume overzicht.
Registratie van de inkopen en verkopen (paragraaf 4.2. van de FSC COC 40.004 V3-0 standaard)
Voor alle inkopen en verkopen van FSC gecertificeerde producten die u doet voor FSC projecten/orders moet u het volgende bijhouden:
- Factuurnummers;
- De datum van de factuur;
- Hoeveelheden en de eenheden daarvan;
- De FSC claim.
Daarnaast moet voor de verkopen ook het volgende worden bijgehouden:
- Naam of codering van de opdracht;
- Omschrijving van het verkochte product.
Tijdens de jaarlijkse audits wordt deze informatie bekeken en gecontroleerd. Let er daarom op dat deze gegevens compleet en correct ingevuld worden.
Het Jaarlijkse volume overzicht (paragraaf 4.4. van de FSC COC 40.004 V3-0 standaard)
Naast de hierboven beschreven registratie van de individuele inkopen en verkopen moet ook een “Jaarlijks volume overzicht” gemaakt worden. Dit overzicht is in feite een samenvatting van de project/order registraties. U moet hier per vestiging, per productgroep en per FSC materiaal categorie (= FSC 100%, FSC Mix of FSC Recycled) aangeven welke hoeveelheden (+ eenheid) u heeft ingekocht, verkocht en eventueel nog op voorraad heeft (inputs en outputs) op een bepaalde peildatum.
De informatie per productgroep mag u sommeren op het niveau van bijvoorbeeld “W6”; het hoeft dus niet op het niveau van “W6.1”, “W6.2” etc..
- Tip 1: zet uw “Registratie van de inkopen en verkopen” zó op dat u gemakkelijk het “Jaarlijkse volume overzicht” kunt maken. Het is dan met name handig om bij de registratie van de inkopen en verkopen meteen al de productgroep van de ingekochte/verkochte producten te noteren.
- Tip 2: heeft u al ergens geregistreerd wat het materiaalverlies is bij het be-/verwerken van FSC gecertificeerde materialen? Alleen als u puur handelt in FSC gecertificeerde producten hoeft u dit (uiteraard) niet te doen; alle andere bedrijven moeten wél de “conversie”/het verlies registreren of bijhouden.
- Tip 3: veel bedrijven gebruiken de “Registratie van de inkopen en verkopen” ook om te voldoen aan de verplichtingen die gelden voor de verkoopfactuur (het overdragen van de FSC claim aan de klant). Als u dit ook doet, denk er dan aan dat de vermelde hoeveelheden gecorrigeerd moeten worden voor een eventueel materiaalverlies dat tijdens het verwerken is opgetreden. Als er dus sprake is van een (minimale) bewerking kunt u dus niet zomaar de ingekochte hoeveelheden overnemen uit de volumeregistratie.
